Urlaubsvorbereitung in und für die Arbeit

Haben Sie Ihren Urlaub für die Sommerferien gebucht? Wissen Sie wohin die Reise im Sommerurlaub Sie führen wird? Dabei haben Sie sich sicher Gedanken darüber gemacht, welche Dinge alle hinsichtlich Ihrer Vertretung im Urlaub bedacht werden müssen.

Daher unterstützen wir Sie, passend zur aktuellen Jahreszeit, bei Ihrer Vorbereitung auf den Urlaub. Zuerst müssen die formellen Dinge, wie Reisepass, Visum oder Impfungen geklärt sein. Dabei gilt es gewisse Vorlaufzeiten einzuplanen.

Beim Pass ist es ratsam, dass dieser noch mindestens ein halbes Jahr gültig ist wenn Sie verreisen. Für einen neuen Pass sollten Sie zwei Wochen einplanen wobei es die Möglichkeit eines Expresspasses, Notpasses oder einen Eintages-Expresspasses gibt. Ob Sie ein Visum benötigen hängt vom Land, von der Art der Reise (Urlaub oder Geschäftsreise) und manchmal von der Dauer des Aufenthalts ab.

Um rechtzeitig mit sinnvollen Impfungen beginnen zu können macht es Sinn mindestens zwei Monate vor der Reise darüber nachzudenken und einen Arzt zu besuchen. Weiters macht es Sinn sich zu überlegen ob eine eigene Reiseversicherung vorteilhaft ist. Dadurch können eventuelle Mehrkosten bei Komplikationen vermieden oder reduziert werden.

Was viele vergessen oder außer Acht lassen ist die Urlaubsvorbereitung in der Arbeit. Auf diese wollen wir unseren heutigen Fokus legen.

Damit ist gemeint, dass Sie alle Arbeitskollegen auf Ihre geplante Abwesenheit vorbereiten. Wenn Sie während des Urlaubs Ihr Firmenhandy immer mithaben müssen und Sie laufend von Arbeitskollegen kontaktiert werden haben Sie etwas falsch gemacht. Um das zu verhindern sind einige wenige Dinge notwendig. Der Lohn ist Entspannung ohne schlechtes Gewissen.

Was ist zu tun?

1. Vertretungsregelung
   Was ist in der Firma gewünscht? Möchte Ihr Chef eine Person die in Ihrer Abwesenheit die wichtigsten Punkte Ihrer Agenda übernimmt? Oder möchte er selbst alles tun? Oder sollen Sie alles nach Ihrem Urlaub abarbeiten? Klären Sie im Vorfeld rechtzeitig ab was gewünscht ist. Nur so können Sie sicherstellen, dass alles reibungslos funktioniert. Mit der rechtzeitigen Vorbereitung und Einschulung Ihrer Tätigkeiten inklusive der Feinheiten gelingt eine reibungslose Übergabe.
    
2. Zugriffsrechte
   Sobald Sie Punkt eins abgeklärt haben müssen Sie sich Gedanken über die Zugriffsrechte Ihrer Vertretung machen. Dazu gehören der Kalender, das Email-Programm, Ordner- oder Netzwerkzugriffe und Berechtigungen bei diversen Programmen.Diesbezüglich müssen Sie sich rechtzeitig intern, unter anderem der IT und dem Datenschutzverantwortlichen, abstimmen.
    
3. Ordnung
   Erleichtern Sie Ihrer Vertretung das Arbeiten indem Sie unnötige Informationen, Ausdrucke, Broschüren, Zettel, etc. von Ihrem Arbeitsplatz entfernen. Desto weniger vorhanden ist umso einfacher wird es. Schaffen Sie ein leicht zu verstehendes Ablagesystem. Gerne unterstützen wir Sie dabei mit unserem umfangreichen Sortiment. Das äußere Erscheinungsbild, sprich ein aufgeräumter Schreibtisch, spiegelt Ihre ordentliche Vorbereitung wider.
    
4. Persönliche Übergabe
   Planen Sie zumindest eine kurze persönliche Übergabe beziehungsweise Einarbeitung Ihrer Vertretung ein. Dadurch ist die Person optimal vorbereitet und hat die Chance noch Fragen zu stellen. Für Sie ist alles selbstverständlich, für Ihren Vertreter vielleicht nicht. Räumen Sie ihm Zeit ein Fragen vor Ihrem Urlaub stellen zu können.
    
5. Benachrichtigung bei Abwesenheit
   Dazu gehört eine Abwesenheitsnotiz bei Ihren Emails inklusive Information der Ansprechpersonen während Ihres Urlaubs. Die Person die Ihre Agenden während Ihres Urlaubs wahrnimmt muss wissen was wann mit wem zu tun ist und wann Sie wieder zurück sind. Sie müssen nicht alle Eventualitäten durchgehen aber die wichtigsten Eckpunkte Ihrer Arbeit und deren Abarbeitung müssen definiert sein.
    
6. Zeitressourcen
   Bedenken Sie, dass Sie nach Ihrer Rückkehr genügend Bufferzeiten für die Abarbeitung einplanen. Sie können vor Reiseantritt im Kalender Terminblocker in der Zeit nach Ihrer Rückkehr hinterlegen und wichtige Termine vorab vergeben.

Checkliste downloaden

Haben Sie diese Punkte gewissenhaft erledigt wird Ihrem wohlverdienten Urlaub nichts mehr im Weg stehen. Wir wünschen Ihnen gute Erholung!