Persönliche Besprechung oder Onlinekonferenz?

Wir alle kennen sie, endlose Besprechungen und Meetings ohne sinnvolle Ergebnisse. Daran nehmen die unterschiedlichsten Personen teil: Den gestressten Organisator der unbedingt seine Themen durchboxen möchte, den uninteressierten unsichtbaren Mitarbeiter in der Ecke und den Witzbold, der primär ein gutes Mittagsessen und gute Getränke möchte.

Besser, wir lassen diese Vorurteile bei Seite und konzentrieren wir uns auf die Fakten. Welche Vorteile bieten Konferenzen via Internet gegenüber den echten Meetings?

Neben dem Potential wirklich Zeit und Geld sparen zu können haben Sie noch unzählige weitere Vorteile:

• Es fällt die An- und Abreise weg inklusive der nicht produktiven Zeit während dem Weg zur Besprechung.
• Sie benötigen nicht mehr so viele Besprechungsräume da jeder Mitarbeiter von seinem Arbeitsplatz aus mittels Headset teilnehmt.
• Die Prozesse können effizienter gestaltet werden, damit ist beispielsweise gemeint, dass Sie einen Bewerber unbürokratisch Kennenlernen.
• Ein Kundenbetreuer hat die Chance einen Experten via Weblösung unkompliziert zu kontaktieren. Dadurch entfällt ein zweiter Termin da sofort nach alternativen Lösungsansätzen direkt beim Kunden gesucht wird.
• Teilnehmer der Onlinekonferenzen haben die Möglichkeit ihre Bildschirminhalte teilen zu können, d.h. alle sehen die gleichen Unterlagen obwohl sich jeder an einem anderen Ort befindet.
• Die Dokumentation kann entfallen da viele dieser Lösungen über eine Funktionalität zur Aufzeichnung besitzen. Sie sparen Zeit und das Meeting können Sie sich immer wieder ansehen.
• Durch diese Form der Besprechung ist die Wahrscheinlichkeit deutlich höher raschere Entscheidungen herbei zu führen da die Teilnahme leichter wird. Dies gilt auch für Mitarbeiter, die nicht in näherer Umgebung zur Firmenniederlassung leben müssen.
• Darüber hinaus werden laut einer WWF-Studie bei vermehrten Einsatz von Webkonferenzen CO2-Emmissionen gespart, das heißt Sie schonen die Umwelt.

Damit diese Einsparungspotentiale wirklich gehoben werden können müssen Sie ein paar Regeln einhalten: Alle notwendigen Kollegen, optimalerweise nicht mehr als zehn, müssen teilnehmen. Die Dauer ist beschränkt und der Inhalt ist allen klar damit Sie eine rasche und sinnvolle Entscheidung herbeiführen. Weiters ist es wichtig eine offene Feedback-Kultur im Unternehmen zu etablieren.

Um das Thema zu einem professionellen Ende bringen zu können ist es notwendig die richtige Software einzusetzen. Diese hängt primär von den Anforderungen an die jeweilige Besprechung ab. Als Beispiel unterschieden wir vier unterschiedliche Möglichkeiten der Anwendung: Ein Arbeits- oder Teamgespräch mit bis zu vier Mitarbeitern, oder eines mit bis zu zwölf Teilnehmern, eine Onlineschulung mit bis zu 100 Zuhörern und ein Meeting mit einer automatischen Funktion zur Aufzeichnung.

Bei dem ersten Anwendungsfall, einer kleinen Besprechung mit maximal vier Personen ist appear.in eine gute Option da es kostenlos, auf beinahe jedem Endgerät einsetzbar ist und es sich um eine Browser-Lösung handelt, bei der kein Login notwendig ist.

Verbinden Sie eine größere Teilnehmerzahl miteinander fallen bei den meisten Lösungen Kosten an, wofür zusätzliche Funktionen genutzt werden können, die das Geld wert sind. Eine gute Software, die viele Internet-User kennen ist TeamViewer. Aus dem gleichen Haus kommt blizz wo ab einem monatlichen Betrag von sechs Euro größere Konferenzen möglich sind.

Um Online-Trainings erfolgreich durchführen zu können bietet sich beispielsweise zoom an. Ab knapp 14 Euro pro Monat können Sie in diesem Bereich eine professionelle Lösung anbieten.

Zum Abschluss folgt eine mögliche Lösung bei der das Gespräch gespeichert und schriftlich aufgezeichnet wird. Yack deckt dieses Leistungsspektrum mit einem monatlichen Beitrag von etwa neun Euro ab.

Wir wünschen Ihnen schon jetzt viel Spaß bei Ihrer ersten Onlinekonferenz!