Das papierlose Büro

Wunsch versus Realität

Es ist in aller Munde, das papierlose Büro, das Damoklesschwert über allen Bürobedarf-Lieferanten. Doch wie sieht es wirklich damit aus? Was sind die aktuellen Trends? Wird der Papierverbrauch tatsächlich weniger? Viele Fragen, wie lauten die Antworten darauf?

Laut Global2000 werden jede Woche von jedem Österreicher knappe 4,3 kg Papier verwendet. Seit 1990 hat sich dabei der Papierverbrauch nicht wie aufgrund der Digitalisierung erwartet reduziert, sondern er hat signifikant zugenommen, um 40 Prozent.

Der Papierverbrauch der Österreicher liegt sowohl im Europa-Vergleich und auch weltweit im Spitzenfeld. 2015 waren die Top-Papierkonsumenten in Europa die Belgier mit einem jährlichen Pro-Kopf-Verbrauch von 254 kg, gefolgt von Deutschland mit 250 und Österreich mit 230 kg. Erst danach folgen die USA mit 224 kg und Japan mit 215 kg. Der weltweite Schnitt lag bei 54 kg.

Kurios dabei ist, dass der aktuelle Papierverbrauch ungefähr gleich bleibt, obwohl immer mehr am Handy, Tablet oder Laptop recherchiert und analysiert wird. Interessant ist, dass rund sechs Prozent der ausgedruckten Unterlagen in Deutschland ungelesen im Müll landen, das entspricht einem Gegenwert von etwa 170 Millionen Euro rechnet man Tinte, Papier- und Stromkosten zusammen. Die vergeudete Arbeitszeit wurde dabei nicht berücksichtigt. Dieser Prozentsatz mag hoch erscheinen, im Vergleich zu anderen Ländern ist dies niedrig. So werden beispielsweise in England oder Italien 17% der gedruckten Informationen unverzüglich entsorgt. Unabhängig davon wurden im Jahr 2015 407 Milliarden Tonnen Papier weltweit verbraucht.

Viel umweltfreundlicher ist es, wenn Papier wiederverwendet, sprich recycelt wird. Dies hat mehrere Vorteile: Es wird weniger Wasser, Energie und weniger Zeit für die Herstellung ver(sch)wendet. Außerdem müssen keine neuen Bäume gepflanzt werden. Das heißt, der Einsatz von Altpapier ist sehr erstrebenswert, vor allem für unsere Umwelt. Es wird von einer maximalen Rücklaufquote von 80% ausgegangen, die theoretisch möglich ist. In Österreich liegt der effektive Rücklauf von Papier bei etwa 75%.

Wussten Sie, dass der heimische Papierbedarf zu 70% durch die eigene nachhaltige Holzindustrie abgedeckt wird? Die restlichen 30% werden aus Kanada, Asien und Russland eingeführt.

Fakt ist, dass das Ausdrucken von Informationen weltweit nichts an seiner Attraktivität eingebüßt hat, dies belegen die Zahlen.

Reduktion von Papier, ist das möglich?

Wie aber kann der effektive Papierverbrauch im eigenen Büro reduziert werden, welche Möglichkeiten gibt es?

Einfache Dinge wie das Verwenden einer Druckvorschau und integrierten Rechtschreibprüfung in gängigen Schreibprogrammen helfen unnötige Papierverschwendung zu reduzieren. Wenn Sie anstatt dem einseitigen Bedrucken von Papier einen doppelseitigen Ausdruck bevorzugen und die Schriftgröße verkleinern sparen Sie gleichfalls beim Papierverbrauch. Nicht so gängige und bekannte Methoden sind das Verwenden von leeren Rückseiten für das probeweise Drucken oder als Notizblock. Eine allseits bekannte und weitverbreitete Methode den Papierverbrauch zu minimieren ist das Schreiben von E-Mails anstatt das Versenden von Briefen. Überdies sparen Sie Portokosten und wertvolle Zeit und Sie erhalten ohne Aufpreis auf Wunsch eine Lese- und Empfangsbestätigung.

Dass die Digitalisierung voranschreitet, ist unbestritten, der effektive Weg dorthin ist allerdings noch ein langer. Um die Ausdrucke und somit den Papierverbrauch signifikant zurückzudrängen, braucht es Strategien, die umgesetzt werden müssen. In diesem Zusammenhang sei auf Dokumentenmanagementsysteme, Digitalisierung, Online-Datenspeicherung (Cloud-Lösungen) und Zertifikate, die die Echtheit von Dokumenten bestätigen, verwiesen. Mehr darüber in unserem nächsten Blog.