In der Warengruppe der Büroartikel finden Sie eine Vielzahl an Büromaterialien. Hier einen Überblick zu bewahren ist genauso schwer, wie diesen im Büro zu haben. Aus diesem Grund haben wir uns mit dem Thema der Ordnung im Büro, und ihrer Herr zu werden, beschäftigt.
Der Vorteil liegt für Sie auf der Hand. Durch eine gute Organisation Ihres Schreibtischs ersparen Sie sich wertvolle Zeit. Sie finden in Ihren Papierstapeln schneller die gewünschten Informationen. Sie konzentrieren sich mehr auf Ihre Arbeit und erzielen schneller die gewünschten Resultate. Sie werden agiler und fokussieren sich besser auf ein Thema, da Sie die Unterlagen schneller finden. Das macht in Summe einen professionellen und besseren Eindruck auf andere Mitarbeiter und Kunden.
Bevor Sie mit der Arbeit beginnen, ist es hilfreich, ein gewisses Ritual zu haben. Kommen Sie mit einem ausgewogenen Frühstück und ausgeruht, gut vorbereitet zu Ihrer Dienststelle.
Diesen Rhythmus setzen Sie mit der Verfolgung von Zielen und dem Setzen neuer Ziele fort. Das heißt, Sie überlegen sich, was Sie heute schaffen möchten. Was sind Ihre kurzfristigen Ziele. Was möchten Sie diese Arbeitswoche erledigen und was sind Ihre Ziele für dieses Kalenderjahr? Durch das Setzen von Zielen definieren Sie klare Vorgaben für sich. Wenn Sie diese Wünsche im Auge behalten werden Sie sie viel früher erreichen. Der Grund ist einfach: Durch fokussiertes Arbeiten weichen Sie nicht vom Weg ab. Ohne Ziele erreichen Sie weniger.
Um Ihren Posteingang, elektronisch und physisch im Griff zu haben, ist es sinnvoll die
Unterteilen Sie Ihre Emails und Schriftstücke in die vier Kategorien: Erledigen, Delegieren, Terminieren und Ablegen. Sie wissen auf diese Art und Weise, was Sie zuerst machen.
Alle Dinge, die nicht wichtig sind und eilen macht eine Person, die Zeit hat. Alles andere was weder wichtig noch eilig ist, werden im Papierkorb „abgelegt“.
Nachdem Sie Ihre Schriftstücke priorisiert haben, dehnen Sie diese Ordnung auf andere Bereiche aus. Dies umfasst Ihre Ordner, Schränke und der Kalender. Damit ist gemeint, dass diese Ordnung nicht einmalig hergestellt wird. Erhalten Sie sie laufend aufrecht. Gewinnen Sie die Oberhand über das Chaos!
Vergessen Sie nicht, Ihr Handy auf lautlos zu stellen und es dezentral abzulegen. Sie vermeiden Störungen. Bevor Sie Ihren Arbeitsplatz verlassen und nach Haus gehen, räumen Sie Ihren Schreibtisch auf. Gewöhnen Sie sich das an und Sie werden sich am nächsten Morgen umso mehr freuen, einen ordentlichen Schreibtisch vorzufinden. Dies betrifft den physischen und den elektronischen Arbeitsplatz (Desktop).
Dies umfasst eine saubere und zentrale elektronische Ablage, die regelmäßig gesichert wird. Positiver Nebeneffekt ist, dass keine Informationen verloren gehen.
Denken Sie an Notfälle. Es wäre sinnvoll einen dementsprechenden physischen Ordner, der selbsterklärend benannt ist, in der Nähe Ihres Arbeitsplatzes abzulegen. Von diesem wissen ausgewählte Kollegen. Auf diese Art und Weise gewährleisten Sie, dass in Ihrer ungeplanten Abwesenheit kein Chaos ausbricht.
Unterscheiden Sie zwischen Bürobedarf, der auf dem Tisch benötigt wird. Beispiele sind Schreibmaterial, Stifte, Blöcke, Scheren, Locher oder ein Telefon. Dinge, die nicht benötigt werden, räumen Sie in die Schubladen. Beispiele wären Muster, Vorlagen, Kuverts oder Fachbücher. Zeigen Sie Mut zur Lücke, damit ist gemeint, dass Sie Dinge aussortieren. Räumen Sie Kaffeegeschirr in die Küche und entsorgen Sie defekte oder nicht funktionsfähige Materialien.
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